Manual de Procedimentos Financeiros e Documental

Nosso primeiro tesoureiro Diego Fernando Durigon, teve a iniciativa de criar um Manual de Procedimentos Financeiros e Documental para, assim, regularizar os procedimentos realizados dentro do Diretório Acadêmico.

Para aqueles que tenham interesse, segue abaixo o Manual:

Manual de Procedimentos Financeiros e Documental

Sendo mister a organização dos arquivos financeiros e oficiais do Diretório Acadêmico Desembargador Henrique da Silva Fontes, este Manual visa regrar todos os procedimentos deste gênero a fim de que se aplique nesta gestão e nas próximas, garantindo transparência aos atos praticados.

Este Manual entrará em vigor ao tempo de sua publicação.

Os procedimentos são divididos em duas partes: 1- a Escrituração contábil/financeira; 2- o Arquivo de Documentos Oficiais.

1. Escrituração contábil/financeira

1. Fica instituído o uso do livro caixa, no qual deverá conter os itens abaixo atualizados diariamente na sua abertura e fechamento;

                                          i.    Data – Descrição da data em formato dd/mm/aaaa

                                        ii.    Descrição -  Podendo ser descrita por:

1.    Abertura de caixa

2.    Fechamento de caixa

3.    Despesas

4.    Entradas

                                       iii.    Valor

                                       iv.    Assinatura do Responsável – Deverá ser assinado pelo responsável da anotação.

Obs. Deixar espaço de 3 linhas no fechamento da semana para assinatura e conferencia do 1º Tesoureiro e 2º Tesoureiro, os quais devem assinar após conferência.

2. Qualquer transferência de recursos para eventos deverá se dar em conta apartada, dando-se a baixa do valor do caixa principal e somando-se o valor para folha do caixa avulso, visando transparência e organização das despesas, que deverão manter o padrão de escrituração acima descrito.

3. O livro caixa do Diretório Acadêmico deverá ser cuidado tendo como responsáveis todos que tiverem acesso ao mesmo.

4. Aos acadêmicos que requererem informações financeiras do Diretório Acadêmico deverá ser dado ciência ao Presidente e Tesoureiro para que tomem as providências necessárias.

5.  Aos acadêmicos ficarão à disposição no Diretório as prestações de contas aprovadas e publicadas.

2. Arquivo de Documentos Oficiais

1. Documentos Financeiros

                                          i.    Documentos que deverão ser armazenados os originais no Arquivo Geral em repartição especial e disponibilizados em cópia para consulta quando for requerido ou necessário:

1.    Notas Fiscais de Entrada

2.    Cupom Fiscal

3.    Recibos de Entrada e Saída

4.    Prestação de Contas

2. Documentos Públicos

                                          i.    Documentos que deverão ficar à disposição do público, disponibilizados em cópia para consulta:

1.    Prestação de contas

2.    Estatuto do Diretório Acadêmico

3.    Atas

4.    Portarias

5.    Editais

3. Arquivo Geral

                                          i.    O Arquivo Geral incorpora tanto os Documentos Financeiros quanto os abaixo arrolados de forma exemplificativa, envolvendo também os demais atos e documentos de expediente internos que não sejam documentos públicos.

                                        ii.    A retirada destes documentos do Diretório se dará apenas por autorização do Presidente, do 1º Secretário ou 1º Tesoureiro, em caso de questão de segurança, visto a importância documental.

1.    Estatuto Original do Diretório Acadêmico

2.    Cadastro CNPJ

3.    Ofícios

4.    1ª via de atas

5.    1ª via de editais

6.    1ª via de portarias

7.    Notificações

3. Os Documentos Públicos poderão ser consultados permitido consulta no Diretório sem possibilidade de retirada para consulta em outro local.

4. Os documentos originais deverão estar em mãos na data da prestação de contas quando se der em reunião, organizados sempre por ordem cronológica, para o fim de se esclarecer qualquer dúvida que possa surgir.

5. A prestação de contas devera ser apresentada, preferencialmente, quinzenalmente, sendo sempre no 15º dia do mês ou no próximo dia útil subsequente e no último dia útil de cada mês.

6. A prestação de contas será obrigatoriamente mensal e será publicada havendo ou não reunião no mural, no blog e na página do Facebook do Diretório até o último dia útil de cada mês.

7. A prestação de contas será sempre assinada pelo tesoureiro e pelo presidente.

Dessarte, requeiro a aprovação deste Manual de Procedimentos Financeiros e Arquivamento com sua publicação e entrada em vigor no prazo de quinze dias.